Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 19: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. februar 2024 om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Indenrigs- og Boligudvalget 2023-24
SB 5 19
Offentligt

Marts 2024

Rigsrevisionens notat om

beretning om

beslutningsfasen i

statslige it-projekter

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 19: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. februar 2024 om beslutningsfasen i statslige it-projekter

2.. 1.

Fortsat notat til Statsrevisorerne

Opfølgning i sagen om beslutningsfasen i statslige

it-projekter (beretning nr. 5/2020)

29. februar 2024

RN 1506/24

I. Baggrund og konklusion

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om beslutningsfasen i statslige it-pro-

jekter, som blev indledt med en beretning i 2020 på baggrund af en anmodning fra

Statsrevisorerne. Opfølgningen sker med henblik på at vurdere, om Finansministeri-

ets, Justitsministeriets og Skatteministeriets initiativer adresserer den kritik, der frem-

går af Statsrevisorernes bemærkninger og Rigsrevisionens beretning. Vi har tidligere

behandlet sagen i notat til Statsrevisorerne af 24. marts 2021.

2. Beretningen handlede om, hvad der karakteriserer beslutningsfasen i statslige it-pro-

jekter, og om der er en sammenhæng mellem ministeriernes beslutninger i beslutnings-

fasen, og hvordan projekterne kommer i mål i forhold til pris, tid og gevinster. Under-

søgelsen omfattede i alt 96 projekter, der samlet set beløb sig til ca. 7,6 mia. kr. Pro-

jekterne var fordelt på 15 ministerier.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, konstaterede de, at der ikke var en-

tydig sammenhæng mellem statslige it-projekters målopfyldelse i forhold til pris, tids-

forbrug og gevinster, og hvor mange penge og hvor lang tid ministerierne havde brugt

på beslutningsfasen. Statsrevisorerne noterede sig, at en bestemt teknisk løsning, ud-

viklingsmetode eller indkøbsform (rammeaftale eller EU-udbud) ikke nødvendigvis

sikrede en højere succesrate for de statslige it-projekter.

Statsrevisorerne fandt det mindre tilfredsstillende, at 3 ministerier (Finansministeriet,

Justitsministeriet og Skatteministeriet) ikke i alle tilfælde havde begrundet deres be-

slutninger om it-projekternes tekniske løsning, udviklingsform og indkøbsform ud fra,

hvad der var bedst egnet til det enkelte it-projekt.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på

www.rigsrevisionen.dk

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 19: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. februar 2024 om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Konklusion

Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet, Justitsministeriet og

Skatteministeriet har arbejdet med at sikre, at deres it-projekter bliver risikovurderet i

analysefasen, og med at dokumentere valg af teknisk løsning, udviklingsmetode og ind-

købsform med udgangspunkt i, hvad der er bedst egnet i projekterne.

Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har fået risikovurderet 14 ud

af 15 projekter rettidigt. De 3 ministerier har i næsten alle tilfælde dokumenteret valg

af teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform med udgangspunkt i, hvad der

er bedst egnet i de 6 gennemgåede projekter.

Rigsrevisionen vurderer på den baggrund, at sagen kan afsluttes.

II. Status på sagen

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på

følgende punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsre-

visionen vurderer, at myndig-

hedernes initiativer er tilfreds-

stillende.

Opfølgningspunkt

1. Finansministeriets, Justitsministeriets og Skatte-

ministeriets arbejde med at sikre, at ministeriernes

it-projekter fremover bliver risikovurderet i analy-

sefasen.

2. Finansministeriets, Justitsministeriets og Skatte-

ministeriets arbejde med at dokumentere, at mini-

sterierne fremover vælger teknisk løsning, udvik-

lingsmetode og indkøbsform med udgangspunkt i,

hvad der er bedst egnet i det enkelte it-projekt.

Status

Behandles og afsluttes i dette notat.

III. Ministeriernes initiativer

Statens It-råd

I 2011 nedsatte regeringen

Statens It-projektråd (senere

Statens It-råd) med topledere

fra offentlige og private virk-

somheder. Rådet hjælper

myndigheder med tidlig hånd-

tering af risici i it-projekter

gennem rådgivning, konkrete

værktøjer og en systematisk

risikovurdering.

5. Vi gennemgår i det følgende Finansministeriets, Justitsministeriets og Skattemini-

steriets initiativer i forhold til opfølgningspunkterne.

6. Opfølgningen er baseret på dokumentgennemgang og dialog med ministerierne

samt på oplysninger fra Statens It-råd.

Ministeriernes arbejde med risikovurdering af it-projekter i analysefa-

sen

Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet, Justitsministeriet og

Skatteministeriet har fået risikovurderet 14 ud af 15 projekter rettidigt. 12 af projekter-

ne er risikovurderet i analysefasen, mens de resterende 3 er risikovurderet senere. Af

de 3 vurderer Statens It-råd, at kun ét projekt burde have været risikovurderet tidlige-

re. Rigsrevisionen vurderer, at denne del af sagen kan afsluttes.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 19: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. februar 2024 om beslutningsfasen i statslige it-projekter

7. Statsrevisorerne konstaterede, at Statens It-råds risikovurdering af 23 ud af de 96

projekter først blev afsluttet efter overgangen til gennemførelsesfasen. Den sene risi-

kovurdering begrænsede Statens It-råds mulighed for at komme med relevante anbe-

falinger i projekternes beslutningsfase, som kunne være med til at reducere risici i

projektet og have betydning for projektets succes.

8. Det fremgik af beretningen, at 5 ud af 6 projekter i Finansministeriet, Justitsministe-

riet og Skatteministeriet blev risikovurderet så sent, at det kan have haft betydning

for, hvilke anbefalinger der har været relevante for Statens It-råd at give i forbindelse

med risikovurderingen.

9. Vores opfølgning viser, at Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet

har fået risikovurderet 14 ud af 15 projekter rettidigt. Rigsrevisionen har gennemgået

15 it-projekter i de 3 ministerier for at vurdere ministeriernes arbejde med at sikre, at

it-projekterne bliver risikovurderet i analysefasen. Vi har taget udgangspunkt i en op-

gørelse fra Statens It-råd over tidspunktet for risikovurdering i projekterne.

Statens It-råds opgørelse viser, at det ene af Finansministeriets 2 projekter (Moderni-

sering af SB/SKS)

er risikovurderet i analysefasen, mens det andet (Refusionsprojek-

tet)

er blevet risikovurderet i gennemførelsesfasen. Det fremgår af ministeriets mate-

riale, at projektet i løbet af gennemførelsesfasen er blevet dyrere end først estimeret,

hvorfor projektet først er blevet risikovurderet i gennemførelsesfasen. Statens It-råd

vurderer derfor, at projektet ikke burde have været risikovurderet tidligere.

Derudover viser Statens It-råds opgørelse, at ét af Justitsministeriets 3 projekter

(Straffe-

og skifteprojektet)

er risikovurderet i analysefasen, mens de 2 øvrige pro-

jekter (Genudbud

af AFIS

NyX)

er blevet risikovurderet i gennemførelsesfasen.

Statens It-råd vurderer, at risikovurderingen af Genudbud af AFIS er sket på et rime-

ligt tidspunkt, da projektet endnu ikke havde været i udbud og derfor kunne nå at an-

vende anbefalingerne fra Statens It-råd. Statens It-råd vurderer, at NyX-projektet

burde have været risikovurderet tidligere.

Endelig viser Statens It-råds opgørelse, at alle Skatteministeriets 10 projekter er risi-

kovurderet i analysefasen.

Ministeriernes arbejde med at dokumentere valg af teknisk løsning,

udviklingsmetode og indkøbsform

Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet, Justitsministeriet og

Skatteministeriet samlet set har forbedret deres arbejde med at dokumentere valg af

teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform med udgangspunkt i, hvad der er

bedst egnet i det enkelte it-projekt. Rigsrevisionen vurderer, at denne del af sagen kan

afsluttes.

Tidspunkt for risiko-

vurdering

It-projekter skal risikovurde-

res af Statens It-råd i analyse-

fasen, dvs. inden selve anskaf-

felsen eller udviklingen påbe-

gyndes.

De 15 projekter

Statens It-råd har udarbejdet

en opgørelse over tidspunktet

for risikovurderingen i de pro-

jekter i de 3 ministerier, som

er blevet risikovurderet siden

beretningen blev afgivet (i pe-

rioden 1. januar 2021

–

1. okto-

ber 2023), og som er overgået

fra analyse- til gennemførel-

sesfasen. Det drejer sig om i

alt 15 projekter (se bilag 1).

10. Det fremgik af beretningen, at Finansministeriet, Justitsministeriet og Skattemini-

steriet ikke i alle de 6 gennemgåede projekter havde begrundet beslutningerne om

teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform ud fra, hvad der er bedst egnet i

det enkelte it-projekt, men i stedet fx ud fra tidligere erfaringer.

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 19: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. februar 2024 om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Teknisk løsning

Ministerierne kan vælge for-

skellige tekniske løsninger, fx

et standardsystem eller ud-

vikling af it-systemet fra bun-

den hos en leverandør.

11. Vores opfølgning viser, at Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet

samlet set har forbedret arbejdet med at dokumentere begrundelsen for deres valg.

Rigsrevisionen har gennemgået de 3 ministeriers arbejde med at dokumentere valg

af teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform. Det har vi gjort med udgangs-

punkt i 6 projekter, der er udvalgt blandt de 15 projekter. Tabel 1 viser de udvalgte

projekter og resultatet af vores gennemgang.

Tabel 1

Udviklingsmetode

Ministerierne kan vælge at ar-

bejde ud fra den agile metode

eller vandfaldsmetoden. Én af

forskellene er, at man ved

vandfaldsmetoden på forhånd

beskriver kravene til systemet

på et detaljeret niveau, mens

kravene i agile projekter

indledningsvist kun er be-

skrevet på et overordnet ni-

veau, som konkretiseres lø-

bende.

Dokumentation af valg af teknisk løsning, udviklingsmetode og

indkøbsform

Ministerium

Projekt

Begrundet

teknisk

løsning

Begrundet

udviklingsme-

tode

Nej

Begrundet

indkøbsform

Ikke relevant

Finansministeriet

Justitsministeriet

Skatteministeriet

Modernisering af SB/SKS

Refusionsprojektet

Genudbud af AFIS

Straffe- og skifteprojektet

Tværgående lønindeholdelse

Udfasning af SAP38 som

opkrævningssystem (USO)

Indkøbsform

Ministerierne kan indkøbe et

it-system eller udviklingstimer

på forskellig måde, fx gennem

et EU-udbud eller gennem

Staten og Kommunernes

Indkøbsservices (SKI)

rammeaftaler.

Refusionsprojektet er omfattet af et tidligere udbud under Statens Lønløsning, hvorfor forholdet ikke er

relevant.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af materiale fra Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet .

Det fremgår af tabel 1, at de 3 ministerier i næsten alle tilfælde har begrundet valg af

teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform med udgangspunkt i, hvad der er

bedst egnet i det enkelte it-projekt.

Finansministeriet har fx begrundet sit valg af udviklingsmetode ud fra projektets be-

hov i forhold til en agil eller en vandfaldsbaseret tilgang til udviklingsmetoder. Derud-

over har Justitsministeriet eksempelvis begrundet sit valg af indkøbsform ud fra, hvad

markedsdialogen havde vist var det bedste for projektet. Endelig har Skatteministe-

riet eksempelvis begrundet sit valg af teknisk løsning ud fra et ønske om at sikre den

fortsatte drift af den eksisterende løsning.

12. Hele sagen kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på www.ft.dk/Statsrevisorerne.

Birgitte Hansen

Statsrevisorerne beretning SB5/2020 - Bilag 19: Rigsrevisionens fortsatte notat af 29. februar 2024 om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Bilag 1. 15 projekter i Finansministeriet, Justitsministeriet og Skattemi-

nisteriet, der er blevet risikovurderet og er overgået fra analysefasen

til gennemførelsesfasen siden beretningen

Ministerium

Finansministeriet

Justitsministeriet

Skatteministeriet

Projekt

Modernisering af SB/SKS*

Refusionsprojektet*

Straffe- og skifteprojektet*

Genudbud af AFIS*

NyX

Payment service provider (PSP)

DAC7 (platformsøkonomi)

Implementering af boligforliget 2017

ESLE (levetidsforlængelse af erhvervssystemet)

Logisk indberetningskontrol

Digital Logbog

Tværgående lønindeholdelse*

Ejendomsdataprogrammet

EUTK (eksport og EU-forsendelse)

Udfasning af SAP38 som opkrævningssystem (USO)*

Note: Projekter markeret med * indgår i opfølgningspunkt 2.

Kilde:

Rigsrevisionen på baggrund af materiale fra Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet .