Finansudvalget 2023-24
Aktstk. 151 § 25 Bilag 1
Offentligt
2840355_0001.png
Aktstykke nr.
196
Folketinget 2021-22
Bilag
Afgjort den 16. marts 2022
196
Finansministeriet.
København, den 11. februar 2022.
a.
Finansministeriet anmoder om Finansudvalgets tilslutning til at fortsætte Næste generation Digital
Post-projektet. Lanceringen af den nye løsning var planlagt til 30. november 2021, men blev på
grund af covid-situationen udskudt til 21. marts 2022 som følge af løsningens kritiske rolle i det
nationale covid-beredskab. Den udskudte lancering medfører øgede projektudgifter på 41,8 mio. kr.,
hvorved de samlede projektudgifter stiger fra de senest forventede 304,9 mio. kr. til 346,7 mio. kr.
ekskl. renter (2021-pl).
Finansudvalget anmodes herudover om tilslutning til at tilføre § 07.12.01 Digitaliseringsstyrelsen
midler til dækning af såvel projektfordyrelsen som udgifter til øget dobbeltdrift som følge af udsky-
delsen på 32,2 mio. kr., dvs. i alt 74,0 mio. kr. i 2022.
Udgifterne på 74,0 mio. kr. i 2022 finansieres af de på finansloven opførte midler under §
35.11.07. Reserve til håndtering af udfordringer i lyset af COVID-19 mv.
b.
Den udskudte lancering af Næste generation Digital Post-projektet medfører en forsinkelse af pro-
jektet på 3,5 måneder og deraf en projektfordyrelse på 41,8 mio. kr. samt øgede omkostninger til
dobbeltdrift på i alt 32,2 mio. kr. Samtidig med udskydelsen er der også afsat yderligere midler til
styrket understøttelse af myndighedernes udsendelse af digital post efter den nye lanceringsdato på i
alt 26,0 mio. kr., hvilket finansieres inden for Finansministeriets egen ramme.
Projektfordyrelsen på 41,8 mio. kr. betyder sammen med løbende tidligere projektfordyrelser på i
alt 22,4 mio. kr., at de samlede projektudgifter stiger fra de oprindeligt forventede 282,5 mio. kr.
ekskl. renter (opregnet til 2021-pl), der blev tiltrådt ved aktstykke Æ af den 26. september 2019
ifm. afsluttet udbud af løsningen, til nu 346,7 mio. kr. De tidligere projektfordyrelser på 22,4 mio. kr.
(inden beslutning om udskudt lancering) kan henføres til mindre forsinkelser svarende til i alt næsten
4 måneder. Dette har været mindre ændringer, der ikke har krævet Finansudvalgets tilslutning og
afholdes inden for rammerne af den eksisterende bevilling, men som løbende er drøftet med Statens
It-råd samt orienteret i kvartalsvise afrapporteringer til Finansudvalget. Senest ifm. ministerbrev d.
17. august 2021, hvor de forventede projektudgifter blev angivet til 304,9 mio. kr. ekskl. renter
AE002962
Finansmin.
Økonomistyrelsen j.nr.
 Aktstk. 151 - 2023-24 - Bilag 1: Bilag til orienterende aktstykke 151 om drift og gevinstrealisering af Næste generation Digital Post
2840355_0002.png
2
(2021-pl). Som følge af udskydelsen af lanceringen stiger de samlede projektudgifter altså nu til
346,7 mio. kr. (ekskl. renter),
jf. tabel 1.
Tabel 1
Omkostningsbaserede projektudgifter for Næste generation Digital Post
Mio. kr., 2021-PL
Total
Aktiverbare projektudgifter 142,5
Ikke-aktiverbare projektudgif-
204,2
ter
Risikopulje
5,0
Total ekskl. renter
346,7
Renter
33,3
Total inkl. renter
379,9
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030
-
-
-
-
-
-
0,0 16,3 19,0 19,0 17,6 17,2 17,0 17,0 17,0 2,4
11,8
-
11,8
-
11,8
12,2 20,1 19,7 18,3 34,0 37,3 50,7 -
-
12,2
-
12,2
-
20,1
-
20,1
-
19,7
-
19,7
-
18,3
0,1
18,4
-
34,0
1,0
35,1
-
37,3
4,0
41,3
5,0
67,0
6,2
73,2
-
19,0
5,8
24,8
-
-
19,0
4,9
23,9
-
-
17,6
4,0
21,5
-
-
17,2
3,1
20,3
-
-
17,0
2,2
19,2
-
-
17,0
1,4
18,4
-
-
17,0
0,5
17,5
-
-
2,4
0,1
2,5
Kilde: Business casen version januar 2022.
Udskydelse af lanceringen øger forsinkelsen fra ca. 4 måneder til i alt godt 7,5 måneder.
Tabel 2
viser
udviklingen af de samlede projektudgifter for for Næste generation Digital Post.
Tabel 2
Udvikling af projektudgifter
Oprindelig forventet projektudgift
Løbende forsinkelser på i alt næsten 4 måneder
(inden udskydelse af lancering)
Udskydelse af lancering og dermed forsinkelse på ca. 3,5
måneder
Samlede projektudgifter
Udgift
282,5
22,4
41,8
346,7
Finansudvalget
Tiltrådt aktstykke Æ den 26. september 2019
Orienterende ministerbrev den 17. august 2021
Nærværende aktstykke
De øgede projektudgifter på 41,8 mio. kr. skyldes omkostninger til fastholdelse af udviklerteam hos
leverandøren af den nye løsning med henblik på at forestå konvertering af data samt understøtte
myndighedernes supportbehov i den længere transitionsperiode (20,0 mio. kr.). Derudover skal
Digitaliseringsstyrelsens projektteam fastholdes, både hvad angår interne og eksterne ressourcer samt
kommunikationsindsats og risikopulje (21,8 mio. kr.). Disse udgør sammen med omkostninger til
forlænget dobbeltdrift (32,2 mio. kr.) det samlede finansieringsbehov i 2022 på 74,0 mio. kr.,
jf. tabel
3.
Det bemærkes desuden, at den udskudte lancering medfører, at offentlige myndigheder skal betale
lokalt for udsendelse af digitale postmeddelelser frem til lanceringen den 21. marts. Efter lanceringen
af den nye løsning betales alle omkostninger til løsningen fra centralt hold, og myndighederne skal
ikke længere betale for at udsende digital post.
Tabel 3
mio. kr. (PL-2021)
Øgede projektudgifter (hele projektperioden)
- heraf fastholdelse af udviklerteam hos leverandør
- heraf fastholdelse af projektteam og konsulenter
- heraf udskudt kommunikationsindsats
- heraf risikopulje
Udgift
41,8
20,0
13,2
3,6
5,0
Øget dobbeltdrift (2022)
32,2
 Aktstk. 151 - 2023-24 - Bilag 1: Bilag til orienterende aktstykke 151 om drift og gevinstrealisering af Næste generation Digital Post
2840355_0003.png
3
- heraf drift af nuværende system jan-marts
- heraf omkostninger ifm. go-live
15,0
17,2
Understøttelse af myndigheders afsendelse af post efter go-live
- heraf drift af backupløsning april
- heraf understøttelse af myndigheders transition
26,0
5,0
21,0
Samlede udgifter
Finansieringsbehov 2022
Finansieres inden for eksisterende rammer
Anm. : De øgede projektudgifter som følge af tidligere forhold finansieres inden for eksisterende rammer.
Kilde: Business case for Næste generation Digital Post samt egne beregninger
100,0
74,0
26,0
Gevinster ved projektet
Projektets bruttogevinster estimeres til 86,5 mio. kr. over perioden 2015-2030 og opstår ved lavere
driftsomkostninger efter fuld idriftsættelse af løsningen. Gevinsten opnås efter fuld idriftsættelse
og frem mod 2030 og dækker især over sparede decentrale forsendelsesomkostninger. Derfor er
gevinsten ikke en direkte budgetgevinst for Digitaliseringsstyrelsen, idet besparelsen reelt opnås i
alle de myndigheder, der udsender Digital Post.
Bruttogevinsterne var tidligere estimeret til 244,1 mio. kr., men er reduceret på grund af øgede
omkostninger til drift og forvaltning af løsningen frem mod 2030 samt forlænget drift af den
eksisterende løsning i 2021 og 2022, hvor de enkelte myndigheder skal betale for afsendelse af
Digital Post og derfor ikke opnår gevinsten ved centralisering af omkostningerne. Det bemærkes i
øvrigt, at bruttogevinsten er baseret på fremskrivninger af antal afsendte Digital Post-meddelelser, og
den er derfor afhængig af forbrugsmønstre og anvendelse af løsningen fremover.
Projektet har derudover
ikke-økonomiske gevinster
som følge af et øget strategisk ejerskab for
særligt forretningskritiske dele af løsningen, stabilitet i de fremadrettede driftsudgifter og bedre
forudsætninger for automatiseret visitation og journalisering af meddelelser hos myndigheder og
større virksomheder. De fællesoffentlige parter opnår desuden bedre muligheder for videreudvikling
og som nævnt mindre følsomhed i forhold til stigninger af postmængden.
Risikoprofil
Næste generation Digital Post-projektet indeholder en række risici, der kan forhindre eller forsinke
opnåelse af projektets gevinster. Risikoprofilen er blevet opdateret efter udskydelse af lancering af
løsningen. Der er afsat i alt 5 mio. kr. til risikohåndtering.
Nedenfor er projektets tre væsentligste risici samt håndtering heraf beskrevet:
– COVID-19 relaterede hændelser: Hjemmearbejdet udfordrer produktiviteten og koordination mel-
lem projektet og leverandørerne, ligesom at det skaber forsinkelser i udviklingen af integrationer
til visningsklienter. Endelig giver den nuværende COVID-19 situation øgede antal sygedage, der
påvirker fremdrift.
Tiltag: Eksterne møder afholdes virtuelt, ligesom der er reduceret fremmøde
fysisk. Endelig er der på tværs af projektet, både hos Digitaliseringsstyrelsen og hos leverandører,
øget fokus på videndeling for at sikre en robust projektorganisation.
– Migrering af data: Datakonvertering kan forsinkes/gennemføres med kvalitetsmangler, herunder
omfattet risiko for manglende eller langsom medvirken fra afgivende leverandør samt juridiske
udfordringer.
Tiltag: Der arbejdes tæt sammen med afgivende leverandør og modtagende leveran-
dør, og der sker kontinuerlig opfølgning på bl.a. ugentlige statusmøder såvel som i styregruppere-
 Aktstk. 151 - 2023-24 - Bilag 1: Bilag til orienterende aktstykke 151 om drift og gevinstrealisering af Næste generation Digital Post
2840355_0004.png
4
gi. Der udarbejdes revideret plan samt en fælles og accepteret liste over problemstillinger, der
skal afklares.
– Myndighedernes transition undervurderes: Udfordringerne i forbindelse med overgang fra den
nuværende Digital Post-løsningen til den nye undervurderes, hvilket medfører en forsinket og/
eller svær overgang.
Tiltag: Der er stort fokus på tæt samarbejde med udvalgte myndigheder
og leverandører, og der foretages bl.a. strukturerede test og produktionsafprøvning med udvalgte
myndigheder og leverandører.
Behandling i Statens It-råd
Digitaliseringsstyrelsen har været i dialog med it-rådet. Deres bemærkninger er vedlagt,
jf. bilag 1.
Bevillingsmæssige konsekvenser
Dispositionerne på forslag til lov om tillægsbevilling for 2022 specificeres således:
§ 07.12.01. Digitaliseringsstyrelsen
(Driftsbev.)
41. Øvrige udgifter relateret til COVID-19 (Ny underkonto)
18. Lønninger/personaleudgifter
22. Andre ordinære driftsomkostninger
Tidsplan for fremtidige orienteringer
Digitaliseringsstyrelsen vil fortsat udarbejde særlige kvartalsvise opfølgninger til Finansudvalget
frem til projektets afslutning. Derudover forventes Finansudvalget orienteret om status for projektet
på følgende tidspunkter:
– 1. kvartal 2023: Orientering om projektstatus, herunder implementering og overgang til drift.
– 1. kvartal 2024: Orientering om projektets drift og effekt ét år efter projektets afslutning.
c.
Aktstykket forelægges Finansudvalget med henblik på at søge tilslutning til at fortsætte Næste
generation Digital Post-projektet, da der er tale om en væsentlig ændring i form af en fordyrelse
på mere end 10 pct.,
jf. BV. pkt. 2.2.18.1.2.,
samt at bevilge yderligere midler til projektet og øget
dobbeltdrift mhp. at gennemføre den udskudte lancering.
Projektet undergår løbende review og dialog med Statens It-råd. Ifm. den udskudte lancering er den
reviderede projektplan drøftet med Statens It-råd.
Under henvisning til ovenstående anmodes om Finansudvalgets tilslutning til at fortsætte projektet
om Næste generation Digital Post. De samlede projektudgifter ekskl. renter udgør 346,7 mio. kr.
(2021-pl). Digitaliseringsstyrelsen forventer, at løsningen lanceres ultimo februar 2022. Projektet
forventes afsluttet i 1. kvartal 2023.
Derudover anmodes om Finansudvalgets tilslutning til, at der tilføres 74,0 mio. kr. til Digitaliserings-
styrelsen med henblik på finansiering af merudgifter i forbindelse med færdiggørelse og lancering af
Næste generation Digital Post, således at der på forslag til lov om tillægsbevilling for 2022 optages
følgende:
Udgift, mio. kr.
§ 07.12.01. Digitaliseringsstyrelsen
(Driftsbev.)
41. Øvrige udgifter relateret til COVID-19 (Ny underkonto)
18. Lønninger/personaleudgifter
2,0
Udgift, mio. kr.
2,0
72,0
d.
e.
 Aktstk. 151 - 2023-24 - Bilag 1: Bilag til orienterende aktstykke 151 om drift og gevinstrealisering af Næste generation Digital Post
2840355_0005.png
5
22. Andre ordinære driftsomkostninger
72,0
København, den 11. februar 2022
Nicolai Wammen
/ Tanja Franck
Til Finansudvalget.
Tiltrådt af Finansudvalget den 16-03-2022
 Aktstk. 151 - 2023-24 - Bilag 1: Bilag til orienterende aktstykke 151 om drift og gevinstrealisering af Næste generation Digital Post
2840355_0006.png
6
Bilag 1
It-rådets opfølgning på projekt Næste generation Digital Post
Kære Adam Lebech,
It-rådet har den 14. januar 2022 afholdt opfølgningsmøde med Digitaliseringsstyrelsen om projekt Næste
generation Digital Post (NgDP). It-rådets opfølgning blev iværksat på baggrund af den udskydelse af lan-
ceringsdatoen for den nye Digital Postløsning, som blev besluttet i november 2021. På mødet uddybede
Digitaliseringsstyrelsen over for It-rådet begrundelserne for udskydelsen, generel status på projektet og
beskrivelsen af de tidsmæssige og økonomiske konsekvenser for projektets business case.
På baggrund af opfølgningen har It-rådet følgende observationer til projektet, som Digitaliseringsstyrel-
sen samtidig kan vedlægge nyt aktstykke som It-rådets vurdering af NgDPs status og fremdrift, jf.
Budgetvejledning 2021 afsnit 2.2.18.1.2.
Det er It-rådets vurdering, at Digitaliseringsstyrelsen med beslutningen mitigerer flere væsentlige risici
omkring transitionen til ny Digital Post, og at den fremlagte økonomi og tidsplan afspejler denne håndte-
ring.
Idet Næste generation Digital Post er en løsning, der berører alle borgere og virksomheder, og som har
afhængigheder til alle offentlige myndigheders klargøring og parathed til transitionen, vurderes projektet
fortsat at have høj risiko.
Allerede i forbindelse med statusrapporteringen for 1. halvår 2021 oplyste Digitaliseringsstyrelsen om
en udskydelse af lancering i forhold til planerne, som fremgik af business casen, der blev baselinet i
2019. Samtidig sås en væsentlig forværring af projektets bruttogevinster. Samlet set betød dette, at Næste
generation Digital post fik tildelt et rødt trafiklys i rådet portefølje. De samlede forsinkelser og fordyrelser
giver nu anledning til en replanlægning af projektet og behov for tildeling af revide ret baseline.
NgDP projektet planlægger nu med en lanceringsdato dato d. 21. marts 2022 og en projektafslutning d.
14. marts 2023, hvilket er forsinkelser på henholdsvis syv og ni en halv måneder i forhold til baseline.
Projektudgifterne øges med 64,6 mio. kr. fra 283,1 mio. kr. til 347,7 mio. kr. (PL- 2021). Bruttogevinster-
ne falder med 236,5 mio. kr. fra 323,0 mio. kr. til 86,5 mio. kr. (PL-2021)
Beslutningen om at udskyde lanceringen blev truffet kort før den planlagte go-live dato og begrundes
primært med to forhold:
• Samtidig med den planlagte lancering d. 30. november 2021 stod sundhedsmyndighederne overfor
væsentlige kommunikationsaktiviteter relateret til Covid19-situationen og den igangværende vacci-
neudrulning. Det ville være unødigt risikabelt samtidigt at skulle skifte til en ny måde at kommunikere
på.
• Der var et udtalt ønske fra en større del af myndighederne om mere tid til test af deres systemopsæt-
ninger og -tilslutninger. Digitaliseringsstyrelsen vil frem mod ny lanceringsdato anvende perioden
til at styrke risikomitigerende aktiviteter, som har fokus på interessenternes tryghed og tiltro til tran
sitionen fra gammel til ny Digital Post.
Fordyrelsen af projektet afspejler samlet set følgende ændringer i projektudgifter i forhold til baseline:
• Etablering af koncept for og juridiske afklaringer relateret til de kommercielle visningsklienter for
Digital Post viste sig mere komplekst end oprinde ligt antaget.
• Der er tilkøbt leverancer pga. øget udviklingsbehov, som ikke var forudset i kontrakten og som
vurderes at imødegå udgifter, der ellers ville ende hos myndighederne.
 Aktstk. 151 - 2023-24 - Bilag 1: Bilag til orienterende aktstykke 151 om drift og gevinstrealisering af Næste generation Digital Post
2840355_0007.png
7
• Leverandørens udviklingsorganisation fastholdes frem til lancering til un derstøttelse af opgaver med
integrationer, test og performanceoptimering.
• Forlængelse af projektorganisationen.
• Budget til risikopulje for den resterende periode.
Hertil kommer en ikke uvæsentlig forøgelse af de afledte driftsudgifter, og dermed forværring af brutto-
gevinster, relateret til:
• Øget understøttelse af myndighedernes transition efter lancering, herunder især en videresendelsesløs-
ning, der kører et par måneder efter go-live.
• Forlænget periode med dobbeltdrift, herunder at sikre tilbagerulningsløsninger gennem forlængelse af
den eksisterende kontrakt med eBoks.
• Støtteordningen til de kommercielle visningsklienter.
• En række ændringsanmodninger til leverandøren medfører et øget efterføl gende driftsvederlag og
øgede driftsomkostninger til forvaltningsteamet i Digitaliseringsstyrelsen.
Digitaliseringsstyrelsen oplyste på opfølgningsmødet, at løsningen bliver, og er blevet, yderligere testet
og forbedret i perioden frem imod den nye go-live dato d. 21. marts 2022. Dette ser It-rådet som
risikominimerende for lanceringen.
Migreringen af data er fortsat risikofyldt. En væsentlig mængde data skal flyttes over i den nye løsning,
og under udskydelsen vokser denne datamængde yderligere.
It-rådet observerer, at projektet oplever pres fra myndigheder til at øge den funkti onalitet, som løsningen
skal levere. Udvikling af yderligere funktionalitet vil kunne påvirke test af løsningen negativt. Derudover
vil det være risikodrivende for integrationen til den nye løsning, hvis der med jævne mellemrum tilføjes
ny funktiona litet. It-rådet pointerer derfor vigtigheden af at prioritere performanceoptimering og at
fastholde det planlagte scope, og dermed først prioritere eventuel videreudvikling efter en lancering og
stabilisering af løsningen.
Det er It-rådets opfattelse, at den sene udmelding om udskydelsen af go-live datoen har være forbun-
det med yderligere omkostninger for myndighederne. Omkostnimger som kunne være undgået, havde
udskydelsen været kommunikeret tidligere. Som læringspunkt i dette, anser It-rådet det som centralt, at
projektet i perioden frem mod den nye go-live dato inddrager væsentlige interessenter så tidligt som
muligt i planlægningen.
Overordnet ses en udskydelse - hvor der arbejdes yderligere på test og performanceoptimering i den
mellemliggende periode – dog samlet set som en fornuftig prioritering.
Ved spørgsmål kan I kontakte undertegnede eller Cathrine Harhoff, [email protected] eller mobil 41 78 22
87. Dette brev er også sendt til direktør for Digitaliseringsstyrelsen Tanja Franck og afdelingschef Henrik
Lund i Finansministeriet.
Med venlig hilsen
Birgit Nørgaard Næstformand for It-rådet